YAZILIM İMPLEMENTASYONUNDA KRİTİK YAKLAŞIMLAR (2. Bölüm)

Uzun vadeli bu planlar,karar vericiyi rahatsız edecek bir sorudur. O kadar yatırımın üstüne başarısızlık riski ERP yazılımları için ne yazık ki söz konusudur. ERP sistemleri her faaliyetin en detayda ve entegrasyon içerisinde yürütülmesi ve yönetilmesini hedeflerler. Tüm iş süreçleri yazılımın üzerinde kurulacaktır. Bu yazılımların implementasyonunu (hayata geçirilmesini) zorlaştırmaktadır. Hiçbir zaman, yüklendiği anda çalışmaya başlayacak bir yazılım beklenmemelidir. Firmanın iş süreçlerinin yazılım üzerinde uyarlanması zorlu bir çalışmadır.

Başarılı bir implementasyon için temel şartlar şunlardır:

• Üst yönetim desteği, kararlılığı,
• Tüm birim yöneticilerinin yeni sisteme tam olarak inanması, kararlılığı,
• Her birimin implementasyon çalışmalarında tecrübeli bir personelini görevlendirmesi,
• İşletme kültürünün değişime ve ekip çalışmasına açık olması,
• Kalifiye danışmalar ile çalışılması,
• ERP implementasyonu konusunda tecrübeli proje yöneticisine sahip olunması.

ERP SİSTEMİ SATIN ALIRKEN DİKKAT EDİLMESİ GEREKENLER

Bir kurumsal sistem olan ERP'nin satın alınması, kurum içinde bir ERP projesi açılması eskiden de zor bir işti, fakat artık iyice zorlaşmıştır. 1990'ların ortalarına kadar, bir kurum içindeki temel iş fonksiyonları olan, finans, insan kaynakları, üretim, satış ve dağıtım gibi işlevleri tümleştirerek, kurum içindeki temel bazı gereksinimleri sağlayan ERP sistemleri, günümüzde, yukarıda belirtilen işlevlerin yanına gelen e-ticaret, portal'lar, CRM (Customer Relationship Management) Müşteri ilişkileri yönetimi, BI (Business Intelligence) işletme zekası, Web temelli kendi kendine hizmet, Internet tabanlı satın alma, APS ( Advanced Planning & Scheduling) işleri planlama ve çizelgeleme gibi yeni uygulamalarla daha da genişlemiştir.

• Odaklanmalı şirketler iş hedeflerini belirlemelidir.

  Bu hedefler, hızlı gelişme, daha iyi müşteri hizmeti, daha iyi kalite veya daha düşük fiyat gibi belirgin şeyler olmalıdır. İşte bu tür hedefler şirketin yazılım seçim sürecini yönlendirmelidir. Anahtar iş hedeflerinin seçilmesi, ilk olarak hangi ERP yazılım alanında gerçeklemeye girişileceğini belirler. Tüm alanlarda topyekun gerçeklemeye girişilmesi önerilmemektedir. Bu önerinin aksine davranan bazı örnekler varsa da, uygulamaların birer birer gerçeklenerek işletime sokulması en az riskli ve en emniyetli yaklaşımdır.

• Stratejik düşünmeli stratejik düşünmeyen şirketler konuya dar bakış açısı ile bakanlardır.

  İşletme çalışanları, hem veri seviyesinde hem de iş süreçleri seviyesinde birbirine bağlı olarak çalışan uygulamaların kritik öneme sahip olduğunu az çok fark etmektedir. Bu yüzden şirketler, belirli bir alanda kullanılan bir uygulamanın, diğer bir alandaki işleri nasıl etkilediğini analiz edebilmelidir.

• Her bir yazılımın zayıf ve güçlü yanlarını anlamalı

  Yazılım satın alma işine girişmeden önce, her bir üreticinin ortaya koymaya çalıştığı, en temel önermenin ne olduğunu belirlemek, bu önermelerin ne anlama geldiği ve gerçekliği anlamaya çalışmaktır. Bunlar, her bir üreticinin kendi güçlü yanlarıdır. Bu önermelerin, üreticinin vermek istediği mesajların değeri, oldukça fazla olabilir. Müşteriye düşen, her üreticinin iddia ve önermelerini iyi düşünülmüş sorularla sorgulamaktır. Aksi halde yola çıktıktan kısa, orta veya uzun bir süre sonra, umulmadık şeylerle karşılaşılabilir. Özellikle gelecekteki terfi işlemlerinde sorunlarla karşılaşılmaması isteniyorsa, geri plandaki tümleşimin nasıl bir mekanizma ile gerçeklendiği ve desteği gibi konulara yeterli analiz zamanı ayrılmalıdır.

• Açık teknolojilere bakmalı

  Eğer bir teknoloji ne kadar üreticiye özgü ise, tümleşim işleminin de o kadar zor olduğu söylenebilir. Bu nedenle, yazılım üreticileri yıllar süren savaşlardan sonra, ürünlerin birbiriyle kolayca konuşmasına imkan tanıyan açık standartları benimsemeye başlamışlardır. Bu gelişmede etkenlerden birisi, Microsoft'un ortaya çıkardığı işletim sistemleri ve mimarilerdir (CORBA'ya karşılık DCOM, Java'ya karşılık ActiveX kontrolleri gibi). Internet için geliştirilen standartlar, doğası gereği zaten "açıktır" ve bu standartlar tümleşim işlemini eskiye göre daha fazla kolaylaştıracaktır. Farklı uygulamalar arasında veri değiş tokuşuna olanak tanıması ile XML teknolojisi bu alanda atılmış en önemli adımlardan birisidir. O halde satın alacağınız ürünün XML dilini destekleyip desteklemediğini öğreniniz. Desteklemiyorsa, o ürüne biraz daha uzak durulmalıdır.

• Teknolojiyi hızla gerçekleştirebilmek için hızlı davranılmalı.

  Geçmişin yazılım seçme ve satın alma kuralları, günümüzde geçerli değildir. Şirketler, bir teknolojinin kendisini kanıtlayana kadar bekleyip, teknolojiyi ondan sonra lisanslama lüksüne sahip değildir. Rekabetçi, küresel ekonomi düzeni son derece hızlı, çevik olmayı gerektirmektedir. Bu çeviklik, yazılım geliştirmede de yeni "çevik yöntemlerin" arayışı ile sürdürülmektedir.

  Örneğin, web sitelerinden gerçek zamanda, etkileşimli sohbet olanağı sağlayarak, müşteri hizmet desteği sağlayan ürünler kullanan üretim şirketleri, sadece geleneksel kanalları kullanarak satış yapan ve destekleyen şirketlere göre daha rekabetçi bir düzeye sahiptir. Yenilikçi işletmeler, müşterilerin internet'e dayalı müşteri hizmeti tecrübelerini daha da iyileştirerek ve daha yaratıcı boyutlara taşıyarak, kendilerini rakiplerden farklılaştırmaları gerektiğini anlamışlardır.

  Buna karşılık hızlı olmak uğruna, denenmemiş yepyeni bir teknolojiyi satın almanın da kendi sorunları mevcuttur: Acaba üretici 3 yıl sonra hala iş dünyasında olacak mıdır? Acaba üretici yeterli tecrübeye sahip midir? Acaba üretici kurumsal anlamda, profesyonel kalitede hizmet sağlayabilecek midir? Anlaşılacağı üzere, bir şirket bu ölçekte bir ürün satın almadan önce, bunun gibi daha bir sürü soruyu sorarak, riskleri azaltmalıdır. Buna karşılık, yeni yaklaşımlar, eskinin aşırı tutucu davranışları gibi olmamalı, şirketler yeniye karşı daha cesur olmalıdır.

• Kararlarınızı üreticinin takvimine değil, işletmenizin takvimine dayandırılmalı

  Sözünü ettiğimiz yeni genişletilmiş uygulamaların, geleneksel ERP fonksiyonları ile tümleştirilmesi zaman alacaktır. Bu durumda, üreticiler ürünlerinin henüz hazır olmadığını ve belirli bir tarihte hazır olabileceğini belirtebilir ve müşteriye beklemesini önerebilir. Satın alıcı şirketler yaklaşımlarını kendi takvim ve hedeflerine göre ayarlamalıdırlar. Rekabetçi olabilme koşulları, beklemeyi mümkün kılmayabilir.

• Yazılımın güncellemesi - Terfi ettirilmesi

  İlk defa ERP sistemi satın alacak şirketler, en son yazılım uyarlamasının getirdiği yeniliklerden yararlanabilme olanağına sahiptir. Buna karşılık mevcut bir ERP sistemine sahip şirketler, yeni nesil bir ERP sistemine terfi etmeye karar verdiğinde, bir yol ayrımı ile karşı karşıya kalır. Genel olarak bir ERP sistemi içinde mevcut olan CRM gibi yeni uygulamalar, yazılım paketinin en son uyarlamasında mevcuttur. Yeni özelliklerin, yazılımın eski versiyonları ile geriye doğru uyumlu olması olasılığı yüksektir. Fakat bu özelliklerin eski yazılımlarda çalışabilmesi sınırlı olacaktır. Yani, yeni yazılımlar belirli bir tarihten önceki daha eski yazılımlarda çalışmayacaktır. Bu durumdaki müşteriler eğer yeni nesil ERP özelliklerinden yararlanmak istiyorlarsa, yazılımlarını sadece güncelleştirmekle yetinemeyeceklerdir. Bu durumdakiler, ellerindeki yazılımları ilgili tarihteki yazılıma terfi (upgrade) ettirmek durumundadırlar. Genel olarak bu işlem normal bir güncelleştirmeye göre daha pahalıya mal olur.

• Yazılım seçimde yapılması gerekenler şu şekilde sıralanabilir;
• Tüm birimlerin yöneticilerinin yer alacağı bir değerlendirme kurulu kurulmalıdır.
• Dünya ve Türkiye ERP pazarındaki eğilimler izlenmelidir.
• Değerlendirilecek yazılım/firmalar üç adet ile sınırlandırılmalıdır.
• Yazılımın yerli muhasebe mevzuatına uygunluğu için bağımsız danışman şirketlerden alınmış onay mutlaka aranmalıdır.
• Her birim kendisi için en kritik (olmaz ise olmaz): detayda incelenmesi gereken 10 madde/işleyişi belirlemeli ve bunlar satıcı firmalara iletilmelidir.
• Satıcı firmalardan birer günlük tanıtım alınmalıdır. Satıcı firmaların yapacakları tanıtım öncesi işletmeyi tanımaları için bir günlük ziyaret planlanmalıdır. Tanıtım daha önceden belirlenen kritik işleyişleri içermelidir.
• ERP çözümü sunan firmaların incelenmesi sırasında taleplerin standart yazılım ve yürürlükteki sürüm ile karşılanıp karşılanamayacağına dikkat edilmelidir. Satıcı firmanın mevcut standart yazılım ile kapsanmayan talepler için ek yazılım yazılabileceği veya taleplerin çıkacak yeni sürümde karşılanacağı önerileri olmayan bir sistemin satın alınması anlamına gelmektedir.
• Firmaların sunduğu referans listesinde bulunan işletmelerin proje yöneticileri ile telefon görüşmesi yapılmalıdır. Yazılımı satın alan fakat implementasyonu gerçekleştiremeyen firma var ise bu firmaların ilgili yöneticileri ile görüşülmelidir.
• Her yazılım için kullanıcı firmalar ziyaret edilmelidir.
• Danışmanlık desteği en önemli konudur. Satıcı firma veya çözüm ortaklarının tecrübeli (en az iki implementasyon veya 2 yıl) danışman kadrosuna sahip olmasına önem verilmelidir.

Tüm bu noktaların göz önüne alınması ile yeni nesil ERP sistemlerine giden yolun biraz zor bir yol olduğu söylenebilir.

Referanslar;

Bingi, P., Sharma, M., Godla, J., Critical Issue Affecting an ERP Implementation, Information Systems Management, 1999 Buckhout, S., Frey, E., Nemec J., Making ERP Succeed Turning Fear into Promise, IEEE Transaction of Engiineering Management, 1999 Kobu, B., Üretim Yönetimi, . Ü. letme Fakültesi Yayını , 1996 Kuimar, K., Hillegersberg, J., ERP Experienses and Evolution, Communications of the ACM, 2000 Radding, A., ERP More Than an Application, nformation Week , 1999 Taylor, P., Computers in The ndustry, Heinemann Professional Publishing, 1990