ERP İmplementasyonunda kritik başarı faktörleri
Firmalar artan müşteri beklentilerini karşılayabilmek için yeni stratejiler ve yeni araçlara ihtiyaç duyuyorlar. Günümüzde kapalı ekonomiden global ekonomiye geçiş firmaları zorlu rekabet arenalarına sürüklüyor. Daha kaliteli malı daha ucuza üretmek, bunu pazara en hızlı şekilde ulaştırabilmek rekabetin olmazsa olmazları. Bunun altyapısını ise iyi işleyen bir tedarik süreci, lojistik ve teknoloji desteği sağlıyor.

Firmaları bilgi altyapısı kurmaya yönlendiren bu süreç düşük stoklar, daha geniş ürün tercihleri, daha güvenilir teslimat tarihleri, daha iyi müşteri hizmetleri, yüksek kalite, talep tedarik ve üretimin etkin koordinasyonu sonucunu – faydalarını oluşturuyor.

Firmaların dahili bilgi yönetimi ile başlayan bu süreç zaman içinde tedarikçileri, distribütörleri ve müşterileri de kapsayan biçimde genişlemiştir.

Tüm bu bilgi sisteminin verimli biçimde yönetilmesi için önemli teknikler geliştirilmiştir. Bunlar aşağıdaki başlıklarda toplanmıştır.

Kritik başarı faktörleri (KBF)
Rockart ve Bullen (1981) tarafından geliştirilen KBF yaklaşımı; sağlıklı bir sistem geliştirilip geliştirilmediğini ortaya koyan, iş sürecinin tamamlanmasının ardından başarıyı sorgulayan kriterlerden oluşmaktadır. KBF’nin yararları şunlardır:

1-Yöneticilerin bu faktörleri devamlı gözleyerek önemli konulara dikkatini toplamasına yardımcı olur.
2-İşletmeleri faktörlerin ölçülebilmesi için performans ölçütlerini bulmaya zorlayarak organizasyonun fonksiyonel bazda ve genel olarak başarısının ölçülmesini sağlar.
3-Organizasyonun daha iyi planlama yapmasına yardımcı olur.

ERP tanımı, yararları ve KBF’leri
ERP sistemleri, işletmenin tüm yönlerini birleştiren, firma çapında bilgi sistemleridir. Sistem tek bir veritabanı, tek uygulama ve bütünleşik bir ara yüz sağlayarak insan kaynaklarından muhasebeye, satıştan üretim ve dağıtıma kadar her şeyin bütünleştirildiği bir uygulamadır. ERP uygulamaları, organizasyonlardaki farklı departmanlar ve fonksiyonları gerçek zamanlı bir veritabanı kullanma yolu ile destekler.

ERP’nin yararları beş grupta toplanabilir:

• Operasyonel yararlar,
  Maliyetlerin düşürülmesi, döngü zamanın azalması, verimlilik artışı ve müşteri hizmetlerinde iyileşme,
• Yönetimsel yararlar:
  Daha iyi kaynak yönetimi, iyileştirilmiş karar verme ve planlama performansta iyileşme,
• Stratejik yararlar:
  Değişen iş çevresine cevap vermeyi sağlayarak organizasyona rekabetçi avantaj sağlama,
• Bilişim altyapısına yönelik yararlar:
  İşletme esnekliği, bilişim maliyeti azaltımı, bilişim yeteneğinde artış,
• Organizasyonel yararlar:Organizasyonel değişimi, işletme öğrenimini destekleme ve ortak vizyon oluşturma. ERP, işletme maliyetlerini düşürür, daha doğru talep tahminleri yapılmasını sağlar, üretim döngülerini hızlandırır ve genel olarak müşteri hizmetlerini iyileştirir. Ayrıca bütünleşmemiş bölümlendirilmiş sistemde var olmayan iki temel faydayı sağlar
• İşletmenin tüm fonksiyon ve departmanlarını kapsayan kurumsal görüş,
• Tüm işlemlerin girildiği, kaydedildiği, işlendiği, izlendiği ve raporlandığı kurumsal veritabanı.

BİLİŞİM TEKNOLOJİLERİ İLE ERP YAZILIMLARININ SEÇİMİ
Başarılı bir ERP implementasyonu işletmenin üst yönetim katmanının desteği, teknik altyapısı güçlü elemanlardan proje takımları oluşturulması ve projenin tüm aşamalarının detaylı planlanarak etkin proje yönetimi yapılması ile gerçekleştirilebilir.

Günümüzde bilgi teknolojilerindeki gelişmeler ERP konusuna güncel yatırımları gerekli kılmaktadır. Ancak yeni bir yatırımın beraberinde bir takım problemleri getirmesi kaçınılmazdır. Karşılaşılacak problemleri azaltmak için yazılımın seçiminden kurulmasına kadar bazı temel sorulara cevap aranmalıdır.

• İşletme ERP yazılımına ihtiyaç duyuyor mu?
• İşletme ERP yazılımı implementasyonu projesini başarı ile sonuçlandırabilir mi?

Bu soruların olumlu yanıtları başarılı bir ERP sürecinin ilk adımlarıdır. Şimdi ilk sorudan itibaren yanıtları arayalım,

İşletmelerin ERP yazılımına ihtiyaç nedenleri:
İhtiyaçlar üç başlıkta incelenmelidir. Bunlar;
Mevcut sistemin yetersizliği (rekabet gücündeki kayıplar),

• Operasyonlar verimli bir şekilde yönetilebilmekte/izlenebilmekte midir?
• Faaliyet/birimlerin verimliliği izlenebilmekte midir?
• Faaliyet/birimler arası entegrasyon kurulabilmiş midir?
• Karar vericiler (üst yönetim) ihtiyaç duydukları detayda ve sıklıkta güncelliğini yitirmemiş rapor/verilere ulaşabilmekte midir?

İşletmenin kendi sektörüne ve diğer sektörlere entegrasyonu

• İşletme kendi sektöründen bir firma ile ilişkisini sürdürmekte zorlanmakta mıdır?
• İşletme yan sektörler ve çalışmak zorunda olduğu bir başka sektörler ile ilişkisini sürdürmekte zorlanmakta mıdır? Günümüzde ERP yazılımlarını kullanan firmaların sayılarının giderek artması firmanın kendisinin de bu gelişime ayak uydurması zorunluluğunu getirmektedir.

Uzun vadeli planlar

• İşletmenin iş hacminde büyüme planı var mıdır? Bunun paralelinde operasyonlarının gittikçe kompleksleşmesi beklenmekte midir?
• İşletme değişik sektörlere girmeyi hedeflemiş midir?

Yukarıda ERP sürecinin başlangıcı ile ilgili kritik sorular ve yanıtlarını inceledik bir sonraki sayımızda İşletmenin ERP implementasyonunda kritik yaklaşımlar konusunu ele alacağız.