ERP'de implementasyon metodolojisi

ERP projeleri için belirli bir model bulunmamaktadır. Çünkü kurulacak ERP projesini, faaliyet alanları, hedefler, kapsam, yönetimin verdiği destek, işletme içi kalifiye insan kaynağı, danışman desteği gibi unsurlar farklılaştırır. Tüm bu unsurlar da göz önünde bulundurularak ERP projelerinde başarıyı belirleyen ortak birleşenler nelerdir?

ERP implementasyonları için iki işletme içinde 2 departman öne çıkar. Bunlar proje yönetimi ve yazılımdır. Bir açıdan bakarsanız sanki tüm araçlar proje yöneticisinin elinde, başka açıdan bakarsanız hiçbirisi. Bir açıdan bakarsanız çevresi onu destekleyen insan dolu, bir başka açıdan bakarsanız çok yalnız. Tartışmasız bir konu varsa o da sorumluluk onun omuzlarında ve başarıya/başarısızlığa giden yolda çok belirleyicidir. Bir proje yöneticisinin sahip olması gereken özellikler başarıya açılan giden kapının aralayıcısıdır. Proje yöneticisinin sahip olması gereken en önemli özellikler sırasıyla deneyim, iletişim yeteneği, organizasyon becerisi, model oluşturma ve risk yönetimi becerisidir.

Deneyim

Proje yöneticisinin benzer bir proje ile ilgili deneyimi ERP’nin ne derece geniş bir kavram olduğu göz önüne alındığında son derece önemlidir. Kurulum sırasında oluşabilecek stratejik bir hata proje yöneticisinin deneyimi ve geleceği tahmin yapabilmesi ile önlenebilir. İşletme bu deneyime sahip bir proje yöneticisine sahip değilse profesyonel yardıma gereksinim vardır. Bu konuda ERP konusunda deneyimli danışmanlık şirketleri veya kurulumu yapacak ERP üreticisinden yardım alınmalıdır. Aksi halde yoksa implementasyon başlamadan bitebilir. Zaten riskli olan ERP projeleri hiçbir stratejik hatayı kaldıramazlar. Daha başlangıçta başarısızlık için gerekli adımlar atılabilir. Ne yazık ki temel/stratejik adımlarda doğru yol yalnız düşünerek bulunamıyor. Alınacak kararın doğru veya yanlışlığı çoğunlukla proje hayata geçtikten sonra, yani ilgili kararın alınmasından aylar sonra belli oluyor.

İletişim yeteneği

ERP projeleri sanıldığı gibi satın alınan yazılım ile yapılmaz o işletmenin insan kaynağı ve işletme kültürü ile yapılır. Proje yöneticisinin en çok vaktini alacak unsur yöneticiler, proje ekibi ve kullanıcılar ile kuracağı ilişkiler olacaktır.

Yöneticiler

Proje yöneticisi diğer yöneticilerin güvenini kazanmalıdır. İşletmenin yöneticileri ERP implementasyonunda kilit kişilerdir. Projeye inanmazlarsa bölüm personelini de olumsuz etkilerler. Yöneticilerin kritik kararlar ile ilgili görüşleri kesinlikle alınmalı projenin genel gidişi hakkında en az ayda bir bilgilendirilmelidirler. Tüm kritik iş süreçleri ilgili yönetici ile modelleme sırasında görüşülmeli ve onay alınmalıdır.

Proje liderleri

Bir projenin başarı ile tamamlanmasında en büyük pay sahibidirler. Onların bilgi ve tecrübeleri, oluşturdukları süreç planlamaları ve takip ettikleri metodlar sayesinde büyük ve zor gözüken projeler basite indirgenir ve en başarılı bir şekilde kurduğu proje ekibiyle tamamlanır.

Proje ekibi

Şurası bir gerçek ki ERP implementasyonları işletme personelinden özveri ister. Mesai saatleri içerisinde çalışılarak tamamlanan hiçbir başarılı implementasyon yoktur. İmplementasyon ekibinin tüm üyeleri idari olarak proje yöneticisine bağlı olmazlar. En kuvvetli bağın kurulması sağlanmalıdır. Bu bağ başarıya ulaşmaya kenetlenmiş ekip ruhudur.

Kullanıcılar

Proje yöneticisinin kullanıcılar ile bire bir ilgilenmesi mümkün değildir. Bu sebeple iletişim, toplu sunum ve yazılı belgeler ile yapılabilir. Bu grubun daha implementasyon başlangıcında yeni sisteme endişe veya umursamazlık yerine sempati ile bakmasının sağlanması önemlidir.

Eğer bir projenin başı ve sonu varsa (ki vardır) bu projenin yaşam döngüsü nasıl yönetilir? Etkili ve çalışan bir proje yönetimi için metodolojilerin görevlere ve organizasyona uygun olması gerekir.

Metodolojiyi anlamak için projenin yaşam döngüsüne bakmamız gerekir. Detaylı bir yaşam döngüsü organizasyonun ve projenin büyüklüğüne ve tipine bağlıdır ve bunlar birbirine benzer unsurlardır.

Metadoloji kategorileri

Proje yönetiminde (özellikle yazılım projelerinde) kullanılan metodoloji kategorilerini dört gruba ayırmak mümkündür:

1.Yaz (kodla) ve düzelt: Bu yaklaşım genellikle düzensiz ve plansızdır veya planlandıkları zaman kolayca bozulabilirler. Tahminler, zamanlamalar yapılmasa bile pratikte çok az gerçekleşirler.

2.Sıralı ve düzenli: Proje ekibinin az ya da çok sıralı bir şekilde işleri takip ettiği iyi tanımlanmış ve detaylı prosedürlerin tanımlandığı projeler bu kategoride yer alır. İhtiyaçların analizi yapılır, gözden geçirilir ve onaylanır. Tasarım tanımlanır, gözden geçirilir ve onaylanır ve bu şekilde devam eder. Aşamalar arasında geri bildirim yer alır. Geri bildirimler de ayni şekilde önceden belirlenmiş işlemler tarafından sağlanır ve değişiklikler gözden geçirilerek onaylanır. Bu tip projelerde ilerlemeler belirli periyotlarda meydana gelen artışlar gibi düşünülebilir.

3.Yinelemeli ve düzenli: Bu kategorideki süreçler iyi tanımlanmış geliştiricilerin yinelemeli olarak uygulaması beklenilen ve çoğunlukla detaylı işlemleri içerir. Örneğin, başlangıçta detaylı olarak belirlenen gereklilikler sonradan ihtiyaç oldukça tanımlanabilir. Sistemin küçük bir parçası başlangıçta ortaya çıkarılır ve sonradan kısa aralıklarla yayınlanan sürümlerle geliştirilir. Rasyonel Bütünleştirme Süreci ve Kurumsal Bütünleştirme Süreci HYPERLINK bu tür süreçlere örnektir.

Rasyonel Bütünleştirme Süreci çapraz- fonksiyonel projelerle çok iyi çalışır. Altı uygulama içerir:

• Gereksinimlerin yönetimi,
• Yazılım değişikliklerinin kontrolü,
• Tekrarlamalı yazılım geliştirme,
• Bileşen temelli mimari kullanma,
• Görsel modelleme yapma,
• Kaliteyi test etme.

Aslında yazılım projelerinin yönetimi için geliştirilmesine rağmen esnek tasarımı nedeniyle büyük e-iş dönüşüm projeleri için uygulanabilir.

4.Çevik: Projeler de insan odaklı bir yaklaşımı içerir. İnsanların değişime etkin bir şekilde karşılık vermesini sağlar. Bu da bu projeden fayda sağlayacak olanların ihtiyaçlarını karşılayabilen çalışma ortamlarının yaratılmasına imkân verir. Bu kategoride süreçler üst düzeyde tanımlanır. Özelliğe Dayalı Geliştirme Modeli ve Ekstrem Metodolojisi bu kategorideki süreçlere birer örnektir.

Özelliğe Dayalı Geliştirme Modeli, yönlendirilen kısa tekrarlamalı bir yazılım geliştirme metodolojisi olarak 5 süreci içerir:

1. Bütünüyle bir modeli geliştirme,
2. Özellik listesini oluşturma,
3. Özelliklerin planı,
4. Özellikleri tasarlama,
5. Özellikleri gerçekleştirme,

Bu modelin işlevlerinin basitliğinin bir yararlı özelliği, yeni elemanların kolaylıkla ekibe katılabilmesidir. Bu yöntem, sık ve dikkate değer sonuçlar üretir. İlave olarak, metot planlama stratejilerini içerir ve hatasız bir ilerleme izleme sağlar.

Ekstrem metodoloji; "Hafif" metodolojilerden en iyi bilinendir. Küçük, ayni yerde yerleşik takımlarda çok iyi çalışır. Metodun temel uygulaması, tekrarlama içeren hızlı uygulama geliştirme metotlarına benzer. Bu iki haftalık dilimleri, sık güncellemeleri, teknik özellikleri ve işin bölünmesini içerir.

Ekstrem metodolojinin 4 anahtarı vardır:

1. İletişim
2. Geri bildirim
3. Basitleştirme
4. Cesaret

Bu metodolojinin diğer metodolojiler arasındaki gözlenen farkı testlerde güçlü olmasıdır. Test bütün geliştirmelerde temel noktadır. Ekstrem programcıları yazılım kodu geliştirirken test programları da yazmak zorundadır.

Ekstrem, küçük geliştirme ekiplerinin, çabuk ürün verme ve değişimleri için tasarlanmıştır. Ekstrem küçük ve ayni yerdeki geliştirme ekibinin günümüzün hızlı geliştirme ortamında etkin biçimde çalışmasını sağlayacak minimum uygulama kümesi sunar.

Her bir metodoloji farklı bir düşünce kümesine karşılık gelir. Yaz ve Düzelt metodu kovboylar gibi az bir rehberlik ile bağımsız çalışmayı tercih eden geliştiricilere hitap eder. Bazen bu yöntemle iyi çalışmalar yapılsa bile gerçekte çoğunlukla ekip çalışmasına uygun değildir başarı oranı düşüktür. Sıralı ve Düzenli metodu, anlaşılması ve yönetimi basit bir yaklaşım arayan yöneticiler için uygundur. Özellikle sıkı düzenlemelerin ve bürokrasinin yoğun olduğu sektörlerde kullanılır. Yinelemeli ve Düzenli metodu ise bürokrasiye dayanıksız fakat risklere de açık süreçlerde kullanılır. Yinelemeli süreç geliştirme risklerini azaltır fakat yönetimi zordur. Çevik ise nispeten daha yeni bir yaklaşımdır.

Modelleme becerisi ne kapsamda olursa olsun bir ERP projesi temel hatları ile iki A4 sayfa içerisinde tanımlanabilir. Birinci sayfada düz yazı ile implementasyon stratejileri, ikinci sayfada ise kutular ve oklarla modellenen yönetim sistemi. Kavramsal tasarım da denilebilecek bu adım kesinlikle atlanmamalıdır. Yoksa bir A4 sayfasında görüp ortadan kaldırabileceğiniz aksaklıklar, canlı kullanıma geçtikten sonra gerçek hayatta artık düzeltilmesi çok zor problemler olarak karşınıza çıkar. Yapılabilecek bir başka hata da modellenen yapının statik tutulmasıdır. ERP implementasyonları çok dinamik yönetilmelidir. Değişen şartlara proje yöneticisinin hızla uyması gerekir. Tasarlanan yapı gerektiği anda korkusuzca değiştirilebilmelidir.

Risk yönetimi çift taraflı kullanılmalıdır. Proje ekibinin yapacağı çalışmalarda (iş akışları) ve üst yönetimin uyarılmasında (stratejik konular). Birincisine bakarsak proje yöneticisi bir işleyiş işletme için uyarlanırken sistemin nasıl iyi kurulduğuyla değil nerelerde problem çıkabileceği ile ilgilenmelidir. İmplementasyon ekibi üyeleri iyimser, proje yöneticisi çalışanları demoralize etmemek şartı ile sorgulayıcı olmalıdır. Kritik iş akışlarını belirlemeli ve kesinlikle kendisi test etmelidir.

Referanslar:

• Utku Akça www.erpcrm.com
• Ayfer Yoran ERP Proje Danışmanı